volver atras Procedimiento
PROCEDIMIENTO
Comunicación Organizacional
Versión 4
Código PSI-SAM-PR-008
Proceso Servicios Administrativos Estado Vigente
1. OBJETIVO
Crear las condiciones necesarias para la definición de la estrategia general de comunicación interna de la Alcaldía de Manizales, como dinámica transversal, garantizando que los servidores públicos vinculados a la a municipal entiendan y apliquen de la mejor manera: La visión, la misión, la función y proyección social de cada dependencia, actividades y labores que se adelantan. 
2. ALCANCE
La Unidad de Divulgación y Prensa trabaja de manera permanente en la obtención, recolección, procesamiento y divulgación de la información interna, además la que es de interés de la comunidad, de entidades públicas y privadas y funcionarios de la Alcaldía de Manizales. Apoyar a las dependencias de la administración encargadas de generar herramientas comunicacionales internas para fortalecer los canales de formación y capacitación en comunicación organización, interpersonal y estratégica.  
3. RESPONSABLE
LIDER DE PROGRAMA
4. CONDICIONES GENERALES
- Las dependencias de la Alcaldía de Manizales, secretarías de despacho, entidades e institutos descentralizados deben publicar la información de comunicados institucionales con diseños y plantillas, que estén debidamente aprobados por la Unidad de Divulgación y Prensa. Además de la información institucional digital que se divulga por las redes sociales y los medios de comunicación masivos. Esto incluye banners, logos institucionales, boletines de prensa, audios, videos, fotos, publicidad que se divulga permanentemente.

-Las secretarías de despacho y entidades descentralizadas que cuenten con un gestor de comunicación o periodista serán las encargadas de solicitar ante la Unidad de Divulgación y Prensa los diseños, plantillas y banners institucionales y de responder por la redacción de textos como: Boletines de prensa o informativos, documentos especiales. Las resoluciones o decretos deben ser redactados por la dependencia responsable con el apoyo de la Oficina Jurídica. Todo lo que requiera un diseño especial publicitario o institucional debe solicitarse a la Unidad de Divulgación y Prensa mínimo con tres (3) días hábiles de anticipación, para así responder de manera efectiva a dicha solicitud.  
5. DEFINICIONES
5.1. CLIMA ORGANIZACIONAL: Ambiente asertivo que facilite el desarrollo productivo y social de los miembros de la Organización  
5.2. COMUNICACIÓN INTERNA: Permite que los sujetos de la Organización construyan procesos proactivos a través de la correcta interacción  
5.3. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL: Es el conjunto de sentidos que unen a los miembros de una Organización a través de estrategias que permitan la correcta interrelación de los sujetos de la Entidad  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

N/A
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Recopilar, procesar y difundir la información de carácter interno de la administración municipal, de manejo e incidencia en la función de los servidores públicos y que aporta al clima organizacional.

 
- Contratista 
Correos electrónicos institucionales  
La Comunicadora designada por la Unidad de Divulgación y Prensa adelanta las gestiones, acciones y apoyos necesarios para diseñar, fortalecer y difundir la estrategia de la comunicación organizacional interna.
Es la encargada de recopilar y multiplicar la información interna que incluye: capacitaciones en comunicación asertiva y empática ligada a la función pública, socializar y difundir los boletines de prensa internos y externos del programa de gobierno, acciones, inversiones y proyectos de la actual administración. Planes y acciones en eficiencia, sostenibilidad, productividad, responsabilidad y transparencia.
Además de difundir internamente programas de bienestar social, control interno, control disciplinario, y asesorías jurídicas para responder a los ciudadanos. 
Seleccionar la información interna prioritaria que será publicada en la dinámica interna de la comunicación como factor de interés para el cumplimiento del deber ser de la Alcaldía de Manizales, entidades e institutos descentralizados.   - Contratista 
Correos electrónicos, plataformas internas de la administración municipal  
Con la información de inicial de cada dependencia, se escogen y priorizan los contenidos que deben ser compartidos con los servidores de la administración municipal a través de los diferentes canales de comunicación, priorizando el correo electrónico institucional y Aplicativo SyQual10, una herramienta digital para la trazabilidad interna  
Elaborar los documentos y productos finales que deben ser publicados.   - Contratista 
Correos electrónicos,
Comunicaciones escritas,
Registros fotográficos
Diseños gráficos, y
Videos. Material de las redes sociales 
Una vez priorizada y organizada la información que se va a publicar internamente, se establece el diseño de acuerdo con las directrices de la Unidad de Divulgación y Prensa y el material elaborado por la agencia de publicidad, las plantillas, banners y otras herramientas digitales e impresas que se envían para la aprobación de la dependencia responsable de la información.

Cada dependencia debe responder a la Unidad de Divulgación y Prensa con los ajustes correspondientes y/o aprobación durante los tres (3) días hábiles siguientes al envió del bosquejo, y sólo podrán hacerse hasta tres devoluciones.

Es importante que las dependencias responsables de la información, tengan en cuenta, que si el bosquejo debe ser revisado y aprobado por varios funcionarios, todos deben revisarlos en los tres (3) días hábiles establecidos para tal fin, y los ajustes deben enviarse consolidados en un mismo correo electrónico. 
Publicar el producto final   - Contratista 
Intranet
Boletín Interno
Correo Electrónico, plataformas internas de información de la Alcaldía de Manizales.  
Se debe escoger un canal de comunicación para cada información apoyados por líderes de prensa de cada dependencia y cada dependencia es responsable de la información, quien es el responsable de publicar el producto final y las fechas estipuladas para ello.  
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
2
06/Abr/2016 
- Eliminar como canal de comunicación y como medio para publicar la información las carteleras internas
4
07/Dic/2022 
Incluir las nuevas variables de la comunicación organizacional interna y externa de la Alcaldía de Manizales, ceñida a las realidades comunicacionales, de la tecnología, de las competencias, de la participación ciudadana, y del marco estatal jurídico vigente
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Diego Fernando Arias Aguirre
Cargo: Ninguno
Fecha: 07/Dic/2022
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 07/Dic/2022

 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 07/Dic/2022

 
Nombre: Diana Patricia Gallego Blandon
Cargo: Líder de Programa
Fecha: 15/Dic/2022